Gestaltungsspielräume möglich
Hauseigentümer fragen sich immer wieder, nach welchem Verteilungsschlüssel die Betriebskosten eines Mietobjekts idealerweise umgelegt werden. Der Gesetzgeber macht hier klare Vorgaben, lässt aber auch Gestaltungsspielraum zu.
Im Mietvertrag kann sogar für jede Betriebskostenart ein eigener Umlageschlüssel definiert werden. So können beispielsweise die Grundsteuer nach der Quadratmeterzahl, der Müll und der Wasserverbrauch hingegen nach der Personenzahl abgerechnet werden.
Umlageschlüssel im Mietvertrag festgelegt
Die Bestimmung des Umlageschlüssels für die anfallenden Nebenkosten wird im Mietvertrag festgelegt. Allerdings ist es möglich, dass sich ein Eigentümer bei Vertragsschluss den Umlageschlüssel bis zur ersten Jahresabrechnung offen hält und hierzu ein einseitiges Bestimmungsrecht in den Mietvertrag einbaut (BGH, Urteil vom 5.11.2014, AZ: VIII ZR 257/13).
Falls im Mietvertrag ein Umlageschlüssel für alle oder nur bestimmte Betriebskosten (wie beispielsweise den Müll) festgelegt wurde, muss man sich bei der Abrechnung natürlich unbedingt daran halten. Etwas anderes gilt nur für den Fall, dass nach Verbrauch abgerechnet werden kann. Dies setzt jedoch voraus, dass sich die verschiedenen Verbräuche exakt bestimmen lassen.
Abrechnung nach Verbrauch hat Vorrang
Ein klassisches Beispiel: Im Mietvertrag wurde eine Umlage des Kaltwassers nach Personen vereinbart. Später wurden Wasserzähler in dem Mietobjekt eingebaut. Da eine Abrechnung nach Verbrauch immer Vorrang hat, bedeutet dies, dass ab dem Zeitpunkt des Einbaus die Kaltwasserkosten nach dem Verbrauch berechnet werden müssen. Wurde im Mietvertrag kein Umlageschlüssel für die Betriebskosten definiert, müssen die Kosten anteilig nach der Wohnfläche auf die Mieter verteilt werden.
Aber auch hier gibt es die Ausnahme, dass eine Betriebskostenart, deren Verbrauch sich erfassen lässt, verbrauchsabhängig abgerechnet werden muss. Es gibt auch Betriebskosten (wie die Grundsteuer), die sich nicht nach irgendeinem „Verbrauch“ bestimmen lassen. Diese Kosten muss ein Vermieter immer entsprechend der Wohnfläche umlegen (§ 556 a Abs. 1 Satz 1 BGB).
Umlageschlüssel gilt für beide Seiten
Ist ein Umlageschlüssel für Betriebskosten erst einmal per Mietvertrag vereinbart, so gilt er für beide Seiten. Der Gesetzgeber sieht kein Änderungsrecht des Umlageschlüssels vor und es besteht auch kein allgemeines Korrekturrecht (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Auflage 2015, § 556a BGB Rn. 14, 52).
Eine Ausnahme gibt es nur, wenn z. B. die besagten Wasserzähler nachträglich eingebaut werden und eine Umstellung auf Verbrauchszählung möglich wird.
Sind solche Zähler für die Verbrauchsmessung installiert, hat der Mieter sogar das Recht, auf eine verbrauchsabhängige Abrechnung zu bestehen (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Auflage 2015, § 556a BGB Rn. 62).
Unbilligkeit unterliegt engen Grenzen
Ein Mieter kann nur dann rechtlich gegen den Umlageschlüssel vorgehen und auf eine Vertragsanpassung nach § 313 BGB bestehen, wenn die Betriebskostenabrechnung grob unbillig ist und damit als extrem ungerecht empfunden wird (BGH, Urteil vom 31.05.2006, Az.: VIII ZR 159/05).
Wann bei einem Umlageschlüssel allerdings von einer groben oder krassen Unbilligkeit auszugehen ist, hängt immer von den konkreten und individuellen Umständen ab und unterliegt engen Grenzen.
So entschied beispielsweise das Landgericht Aachen im Urteil vom 04.06.1993, Az.: 5 S 58/93, dass die Abrechnung der Nebenkosten (Wasser, Abwasser, Müllabfuhr und Aufzug) nach der Wohnfläche nicht unbillig ist, wenn der Vermieter eine Abrechnung nach dem Umlageschlüssel der Personenzahl nur unter Verwaltungsmehraufwand erstellen kann und der betroffene Mieter lediglich eine anteilige Nebenkostenersparnis in Höhe von 50 Prozent erhalten würde. Auch bloße Zweifel an der Billigkeit des Flächenmaßstabs genügen nicht (BGH, Entscheidung vom 12.03.2008, Az.: VIII ZR 188/07).
Kostennachforderung nur innerhalb der Frist
Halten sich Eigentümer bei der Jahresabrechnung nicht an den vertraglich vereinbarten Umlageschlüssel, gilt dies übrigens „nur“ als materieller Fehler (BGH, Urteil v. 17.11.2004, VIII ZR 115/04). Grundsätzlich gilt jedoch, dass nur ordnungsgemäß erstellte Abrechnungen fällig werden. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollte die Abrechnung vor Ablauf der Abrechnungsfrist fertig und – falls nötig – auch korrigiert sein. Denn nur innerhalb der Frist können Kosten nachgefordert werden.
Spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraums muss die Betriebskostenabrechnung dem Mieter vorgelegt werden. Versäumt der Eigentümer diese Frist, kann er keine Nachforderungen mehr stellen. Ein Beispiel: Eine Abrechnung für den Zeitraum 1. Januar 2018 bis 31. Dezember 2018 muss dem Mieter spätestens bis zum 31. Dezember 2019 zugehen. Umgekehrt sieht es jedoch anders aus: Ergibt sich bei einer verspäteten Abrechnung für den Mieter ein Guthaben, muss der Vermieter dieses trotzdem auszahlen.
Abrechnungszeitraum beträgt immer zwölf Monate
Die Ein-Jahres-Frist gilt für Vermieter auch dann, wenn der Mieter zwischenzeitlich ausgezogen ist. Der Mieter kann seinerseits nicht vom Eigentümer verlangen, seine Abrechnung früher zu erhalten.
Der Abrechnungszeitraum für die Betriebskosten beträgt immer zwölf Monate. Er lässt sich nicht verlängern und nicht verkürzen, auch nicht vertraglich. Es ist dabei allerdings egal, von wann bis wann er dauert – ein Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember ist genauso zulässig wie einer vom 1. Juli bis zum 30. Juni.
Notwendige Angaben
Natürlich muss jede Betriebskostenabrechnung formal richtig und vollständig sein. Mindestvoraussetzungen sind eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angaben und Erläuterungen der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung der Anteile des Mieters sowie der Abzug der Vorauszahlungen. Nur wenn diese Angaben in der Abrechnung enthalten sind, kann der Mieter auch die Kostenermittlung und die sich ergebende Nach- oder Rückzahlung nachvollziehen.
Spätere Korrekturen möglich
Inhaltliche Fehler führen übrigens nicht zwangsläufig dazu, dass die Frist für die Betriebskostenabrechnung ausläuft. Korrekturen, die nicht zu Lasten des Mieters gehen, kann der Vermieter also auch später noch vornehmen. Hat der Vermieter etwas vergessen oder zu seinen Ungunsten falsch berechnet, kann er nichts mehr vom Mieter nachverlangen. Mieter haben im Zuge der Betriebskostenabrechnung in der Regel kein Recht auf Belegkopien – etwa von der Heizkostenabrechnung. Sie dürfen aber solche Belege beim Vermieter einsehen.
Ausnahmen für energieeffiziente Häuser
Heizkosten müssen nach dem tatsächlichen Verbrauch im konkreten Abrechnungszeitraum ermittelt werden. Die Heizkostenverordnung regelt, dass mindestens 50, höchstens aber 70 Prozent der Heizkosten nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden müssen – der Rest nach Wohnfläche. Ausnahmen gibt es beispielsweise für besonders energieeffiziente Gebäude.
Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung
Sind die Betriebskosten über das Jahr gestiegen, darf der Vermieter für das Folgejahr eine Anpassung vornehmen und die Betriebskostenvorauszahlung erhöhen. Welche Betriebskosten ein Vermieter konkret auf seinen Mieter umlegen darf, regelt die Betriebskostenverordnung. Zusätzlich muss im Mietvertrag vereinbart sein, welche Posten der Mieter tragen soll.
Stehen einzelne Nebenkosten nicht im Vertrag, können Vermieter dafür auch keine Pauschale verlangen. Es kann jedoch im Mietvertrag vereinbart werden, dass auch „sonstige“ Betriebskosten abgerechnet werden dürfen. Das hat dann zur Folge, dass zusätzlich Nebenkostenarten abgerechnet werden können, die erst nachträglich hinzukommen – beispielsweise die Wartung eines neu installierten Rauchmelders. Betriebskosten für leer stehende Wohnungen dürfen übrigens nicht auf andere Mieter übertragen werden – diese muss der Eigentümer grundsätzlich selbst bezahlen.
