An erster Stelle sollte immer die Kommunikation mit dem jeweiligen Nachbarn stehen. In der Regel haben beide Seiten kein Interesse an einem Nachbarschaftsstreit oder gar einem Gerichtsverfahren. Eine einmal installierte Wärmepumpe kann zwar nur unter größerem Aufwand versetzt werden, aber oft sind Lärmschutzmaßnahmen leicht umzusetzen. So kann z. B. eine Schallschutzhaube oder eine Lärmschutzwand schon hilfreich sein.
Aus baurechtlicher Sicht kann der Nachbar meist nicht gegen den Aufstellort der Wärmepumpe vorgehen, da in NRW aktuell nahezu keine Mindestabstände gelten. Das bedeutet, Nachbarn haben kaum mehr die Möglichkeit, wegen Missachtung der Bauvorschriften die Entfernung der Wärmepumpe durchzusetzen (Ausnahme: Die Bebauung an der Grundstücksgrenze übertrifft inklusive Wärmepumpe neun Meter bzw. 18 Meter an allen Grundstücksgrenzen.) Unabhängig vom Aufstellort kann der Nachbar allerdings mit der Lärmbelästigung argumentieren. Davon können auch Wärmepumpen betroffen sein, die die alten Mindestabstände von drei Metern einhalten.
Führt ein klärendes Gespräch nicht zum Erfolg, können Betroffene bei weiteren konkreten Lärmbelästigungen durch die Wärmepumpe rechtliche Schritte einleiten. Hierzu ist zunächst das obligatorische Schiedsverfahren durchzuführen. Ist dies erfolglos, kann eine Unterlassungsklage eingelegt werden. Dabei wird empfohlen, zur Beweissicherung und zur Vorbereitung eines späteren Gerichtsverfahrens ein Lärmprotokoll mit Datum, Uhrzeit der Störung, Art des Lärms und möglichen Zeugen zu erstellen. Kommt es dann zu einem gerichtlichen Verfahren, muss der Richter nicht nur ein Lärmmessungsgutachten einholen. Er muss sogar selbst eine Ortsbegehung vornehmen und sich davon überzeugen, ob die Geräusche beeinträchtigend sind.